Dalam proses pengadaan barang dan jasa, perusahaan membutuhkan pengelolaan pembelian yang terstruktur agar setiap transaksi dapat berjalan cepat, akurat, dan mudah dipantau. Sistem purchasing hadir untuk membantu mengelola proses pembelian secara digital, mulai dari pengajuan kebutuhan, persetujuan, pemilihan supplier, pembuatan Purchase Order (PO), penerimaan barang, hingga pencatatan invoice. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pencatatan manual, meminimalkan kesalahan, memantau status pembelian, serta mengontrol data supplier dan pengeluaran dengan lebih mudah. Lalu, apa itu sistem purchasing, apa saja fungsi dan fiturnya, serta bagaimana cara kerjanya? Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Sistem Purchasing dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Sistem purchasing adalah sistem yang digunakan untuk membantu perusahaan mengelola seluruh proses pembelian barang atau jasa secara lebih terstruktur dan terintegrasi. Sistem ini dapat mencakup berbagai aktivitas, mulai dari pengajuan kebutuhan barang, pembuatan purchase request, proses approval, pemilihan supplier, pembuatan Purchase Order (PO), hingga pencatatan penerimaan barang dan invoice. Dengan adanya sistem purchasing, data pembelian dapat tersimpan secara terpusat sehingga lebih mudah dicari, dipantau, dan digunakan untuk kebutuhan laporan.
Cara kerja sistem purchasing dimulai ketika suatu departemen mengajukan kebutuhan barang atau jasa. Pengajuan tersebut kemudian diproses melalui tahapan persetujuan sebelum diteruskan ke bagian purchasing untuk mencari supplier dan membuat PO. Setelah supplier menerima pesanan, perusahaan dapat memantau proses pengiriman hingga barang diterima dan diperiksa oleh gudang. Data penerimaan kemudian dapat terhubung dengan inventory dan dokumen pembelian sehingga setiap transaksi memiliki riwayat yang jelas dan dapat ditelusuri.
Fungsi Sistem Purchasing dalam Proses Pembelian
1. Mengelola Pengajuan Kebutuhan Pembelian
Sistem purchasing membantu perusahaan mencatat setiap kebutuhan barang atau jasa dari berbagai departemen dalam satu platform. Informasi seperti nama barang, jumlah, spesifikasi, kebutuhan anggaran, dan waktu penggunaan dapat dicatat secara terstruktur sehingga bagian purchasing dapat mengetahui kebutuhan yang harus diproses.
2. Mengatur Approval Pembelian
Proses persetujuan dapat dilakukan melalui sistem berdasarkan struktur dan kebijakan perusahaan. Setiap pengajuan dapat diteruskan kepada pihak yang memiliki kewenangan sehingga pembelian dapat dikontrol sebelum Purchase Order dibuat dan dikirimkan kepada supplier.
3. Mengelola Data dan Supplier
Aplikasi purchasing dapat menyimpan database supplier secara terpusat, termasuk informasi kontak, produk yang disediakan, riwayat transaksi, hingga catatan pembelian. Data tersebut membantu perusahaan menemukan supplier yang sesuai dan mempermudah pengelolaan hubungan dengan vendor.
4. Memantau Purchase Order dan Penerimaan Barang
Sistem dapat membantu bagian purchasing memantau status PO mulai dari dibuat, disetujui, dikirim kepada supplier, diproses, dikirim, hingga barang diterima. Informasi ini membuat perusahaan lebih mudah mengetahui pesanan yang sudah selesai maupun PO yang masih dalam proses.
5. Membantu Pembuatan Laporan Pembelian
Seluruh transaksi yang tersimpan dalam sistem dapat digunakan untuk membuat laporan purchasing berdasarkan periode, supplier, produk, jumlah pembelian, maupun nilai transaksi. Laporan tersebut dapat membantu perusahaan melakukan evaluasi pembelian dan mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih terorganisir.
Fitur Sistem Purchasing yang Dibutuhkan Perusahaan
- Purchase Request
Fitur untuk mengajukan kebutuhan barang atau jasa dari departemen terkait. Pengguna dapat memasukkan detail kebutuhan, jumlah, spesifikasi, dan informasi pendukung lainnya sebelum pengajuan diproses. - Approval Purchasing
Fitur persetujuan digital yang memungkinkan perusahaan mengatur alur approval berdasarkan jabatan, departemen, nominal transaksi, atau kebijakan internal. Setiap pengajuan dapat dipantau status persetujuannya secara lebih mudah. - Manajemen Supplier
Fitur untuk menyimpan dan mengelola database supplier secara terpusat. Informasi supplier dapat digunakan untuk melihat riwayat pembelian, membandingkan vendor, dan mendukung proses pemilihan supplier sesuai kebutuhan perusahaan. - Purchase Order dan Monitoring PO
Fitur untuk membuat Purchase Order berdasarkan pengajuan pembelian yang telah disetujui serta memantau status PO. Perusahaan dapat mengetahui pesanan yang masih menunggu supplier, sedang dikirim, atau sudah diterima oleh gudang. - Penerimaan Barang dan Laporan Purchasing
Fitur untuk mencatat barang yang telah diterima dan mencocokkannya dengan data PO. Data tersebut dapat digunakan untuk memperbarui stok serta menghasilkan laporan pembelian, penerimaan barang, dan riwayat transaksi secara lebih terstruktur.
Alur Sistem Purchasing dari Pengajuan hingga Pembayaran
1. Pengajuan Purchase Request
Proses dimulai ketika departemen membutuhkan barang atau jasa. Pengguna membuat purchase request dengan mencantumkan detail kebutuhan, jumlah, spesifikasi, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk proses pembelian.
2. Persetujuan Pengajuan Pembelian
Pengajuan kemudian masuk ke proses approval sesuai dengan aturan perusahaan. Pihak yang berwenang dapat memeriksa kebutuhan dan anggaran sebelum menyetujui atau menolak permintaan pembelian.
3. Pemilihan Supplier dan Penawaran Harga
Setelah pengajuan disetujui, bagian purchasing dapat mencari supplier yang sesuai. Perusahaan dapat meminta quotation, membandingkan harga, spesifikasi, kualitas, serta ketentuan pengiriman sebelum menentukan supplier.
4. Pembuatan dan Pengiriman Purchase Order
Supplier yang telah dipilih kemudian menerima Purchase Order berisi detail barang, jumlah, harga, alamat pengiriman, serta ketentuan pembelian. PO menjadi acuan bagi supplier dalam menyiapkan dan mengirimkan pesanan.
5. Penerimaan Barang dan Pembaruan Stok
Ketika barang tiba, bagian gudang melakukan pemeriksaan berdasarkan PO dan dokumen pengiriman. Jika barang sesuai, penerimaan dicatat dalam sistem dan data stok dapat diperbarui secara otomatis apabila sistem purchasing telah terintegrasi dengan inventory gudang.
6. Verifikasi Invoice dan Pembayaran
Setelah barang diterima, invoice dari supplier dapat diverifikasi dengan data PO dan penerimaan barang. Setelah seluruh informasi dinyatakan sesuai, proses pembayaran dapat diteruskan kepada bagian keuangan sesuai ketentuan perusahaan.
Optimalkan Proses Pembelian dengan Sistem Purchasing Custom SolusiSoft
Pengelolaan purchasing akan lebih mudah ketika seluruh proses pembelian berada dalam satu sistem yang terintegrasi. SolusiSoft dapat membantu menyediakan solusi sistem purchasing yang mendukung pengajuan kebutuhan, approval, pengelolaan supplier, Purchase Order, penerimaan barang, hingga laporan pembelian. Sistem dapat disesuaikan dengan alur kerja dan kebutuhan operasional perusahaan sehingga proses purchasing menjadi lebih terstruktur dan mudah dipantau.
Jika perusahaan masih mengandalkan pencatatan manual atau membutuhkan sistem pembelian yang lebih fleksibel, saatnya menggunakan sistem purchasing custom yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan sistem yang terintegrasi, data purchasing juga dapat dihubungkan dengan inventory, gudang, dan proses administrasi lainnya. Segera hubungi SolusiSoft untuk konsultasikan kebutuhan sistem purchasing dan dapatkan solusi yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda.